PO PPGT

PO TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

 Pasal 1

Ketentuan Umum

1.      Pengertian tentang Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerja yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.

2.     Fungsi Peraturan Organisasi PPGT adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayanan PPGT.

Surat Menyurat

1.      Administrasi surat masuk dan surat keluar dilakukan oleh Sekretaris Umum (PP) dan Sekretaris (PK,PJ)

2.     Surat keluar yang bersifat Interen organisasi dapat ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum (PP), Ketua dan Sekretaris (PK, PJ) atau Ketua-ketua Bidang dan Wakil Sekretaris sesuai dengan bidangnya.

3.     Surat Keputusan ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum (PP) atau Ketua dan Sekretaris (PK, PJ)

4.     Surat Pernyataan dan Surat Tugas ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum (PP) atau Ketua dan Sekretaris (PK, PJ). Apabila salah satu berhalangan dapat ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris.

5.     Kode dan Nomor Surat diatur sebagai berikut:

Surat Rutin              :   Pengurus Pusat

                                    Nomor Kongres.R.Nomor Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 12.R.005.PP.07.2009

(Dibaca: Surat Rutin yang ke-5 dikeluarkan oleh PP hasil Kongres XII, dibuat bulan Juli 2009)

                                   

                                    Pengurus Klasis

                                    Nomor Konperensi.R.Nomor Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 15.R.018.AWN.11.2009

                                    (Dibaca: Surat Rutin yang ke-18 dikeluarkan oleh PK Awan hasil Konperensi XV, dibuat bulan Nopember 2009)

                                    Pengurus Jemaat

                                    Nomor Rapat Anggota.R.Nomor Surat.bulan.tahun (PJ)

                                    Contoh 20.R.025.DAD.12.2009

(Dibaca: Surat Rutin yang ke-25 dikeluarkan oleh PJ Dadi hasil Rapat Anggota XX, dibuat bulan Nopember 2009)

Panitia/Tim Kerja

                                    Semua persuratan Panitia/Tim Kerja di semua lingkup sedapatnya mengikuti pola dan susunan surat, dimana kode PP/AWN/DAD diganti dengan kode kepanitiaan.

                                   

Surat Keputusan      :   No Kongres/Konperensi/Rapat Anggota.SK.no. Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 12.SK.15.BAE.02.2009

(Dibaca: Surat Keputusan yang ke-15 dikeluarkan oleh PK Baebunta hasil Konperensi XII, dibuat bulan Februari 2009)

Surat Tugas             :   No Kongres/Konperensi/Rapat Anggota.ST.no. Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 12.ST.05.TAN.12.2009

(Dibaca: Surat Tugas yang ke-5 dikeluarkan oleh PJ Tando-tando hasil Rapat Anggota XII, dibuat bulan Desember 2009)

Keterangan:

·          Penomoran surat dimulai dari angka 001 dan seterusnya secara berurut sampai periode kepengurusan selesai. Setelah Kongres/Konperensi/Rapat Anggota maka angka ini kembali ke 001.

·          Untuk menyederhanakan persuratan maka semua penomoran menggunakan angka latin, (tidak menggunakan angka romawi).

Pasal 3

Surat Tugas

1.      Surat Tugas terhadap pengurus dan atau anggota PPGT yang bertindak atas nama organisasi dalam kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris PPGT pada lingkup Jemaat dan Klasis serta Sekretaris Umum pada lingkup pusat.

2.     Dalam hal Sekretaris atau Sekretaris Umum adalah penerima Surat Tugas maka Surat Tugas tersebut tetap dibuat oleh Sekretaris atau Sekretaris Umum dan ditanda-tangani oleh Ketua atau Ketua Umum.

3.     Setiap Pengurus/Anggota yang mendapatkan Surat Tugas diwajibkan membuat Laporan Tertulis yang berisi informasi pelaksanaan kegiatan yang dihadiri.

Pasal 4

Tembusan-tembusan

1.    Semua SK kepengurusan baik ditingkat Jemaat dan Klasis ditembuskan kepada PP, karena itu menjadi tugas PJ dan PK untuk menyampaikannya kepada BPM/BPK sebelum pembuatan SK kepengurusan.

2.    Jika terjadi perubahan SK karena PAW maka perubahan SK tersebut ditembuskan kepada PP.

3.    Keputusan Rapat Anggota dan Konperensi ditembuskan ke PP untuk digitalisasi keputusan-keputusan persidangan PPGT.

Pasal 5

Kop Surat

1.    Kop Surat menggunakan Kertas HVS Folio dengan ukuran 21,59 cm x 35,56 cm atau Kertas A4 dengan ukuran 21 cm x 29,7 cm.

2.    Contoh bentuk kop surat dapat dilihat dalam lampiran.

3.  Huruf resmi yang digunakan untuk semua persuratan dan kegiatan kesekretariatan/administrasi disemua lingkup adalah Maiandra GD, Candara atau Corbel.

Pasal 6

Kartu Anggota

1.    Kartu anggota dimaksudkan untuk memudahkan database potensi PPGT secara umum.

2.    Kartu anggota diterbitkan oleh Pengurus Pusat dan diisi oleh Pengurus Jemaat sebagai penanggung jawab pemberian nomor keanggotaan.

3.    Kartu anggota berlaku selama 1 tahun dan tidak dapat diperpanjang.

4.    Kartu anggota sekaligus berfungsi sebagai kartu kontrol iuran anggota.

5.    Kode nomor keanggotaan adalah 0001 ABC DEF 251275

Keterangan : 0001 adalah nomor urut anggota PPGT di Jemaat

                          ABC adalah kode Jemaat

                          DEF adalah kode Klasis

                          251275 adalah tanggal lahir

6.   Kode Jemaat dan Kode Klasis dapat dilihat dalam Lampiran PO ini.

Pasal 7

Kelengkapan Dasar Sekretariat

Di ruang sekretariat PPGT di semua lingkup sekurang-kurangnya terdapat:

1.      Satu buah papan potensi yang dapat memberikan gambaran umum keadaan PPGT

2.     Satu buah buku daftar tamu, yang merekam setiap orang yang datang ke sekretariat, baik anggota maupun bukan anggota PPGT.

3.     Satu buah buku notulen rapat, yang merekam semua hasil rapat-rapat pengurus dan kepanitiaan yang dibentuk.

4.     Satu buah buku daftar surat masuk dan surat keluar.

5.     Satu buah binder arsip surat masuk

6.     Satu buah binder arsip surat keluar

7.     Satu buah buku kas pembantu

8.     Satu buah buku mobilitas inventaris

9.     Satu set kuitansi/bukti pembayaran

10.    Satu set Kertas Kop, stempel dan bantalannya

Pasal 8

Profil Organisasi

1.    LPJ Pengurus Klasis pada setiap Konperensi wajib dilampiri dengan profil organisasi PPGT Klasis, yang memuat sekurang-kurangnya data dasar potensi anggota per jemaat.

2.    Bagi jemaat-jemaat yang memungkinkan, sangat diharapkan untuk melampiri LPJ pada setiap Rapat Anggota dengan profil organisasi PPGT Jemaat.

3.    Profil Organisasi sekurang-kurangnya terdiri dari data jumlah anggota menurut jenis kelamin, pekerjaan, pendidikan, tingkat keaktifan dan total realisasi anggaran pendapatan tahun sebelumnya.

Pasal 9

Protokoler Dasar Organisasi

1.      Protokoler dasar organisasi adalah Protokoler Organisasi yang digunakan pada acara-acara resmi organisasi.

2.     Protokoler dasar organisasi termaksud dilaksanakan pada semua lingkup kepengurusan.

3.     Urutan-urutan resmi protokoler dasar organisasi adalah sebagai berikut:

a.     Kebaktian

b.     Acara Nasional

1)      Lagu Indonesia Raya

2)     Mengheningkan Cipta

c.     Acara Organisasi

1)      Menyanyikan Mars PPGT

2)     Pembacaan Pembukaan AD PPGT

d.     Pidato dan Sambutan

4.     Mengheningkan Cipta dipimpin oleh pimpinan organisasi yang paling luas jabatannya pada saat itu

5.     Pidato dan sambutan disesuaikan dengan kondisi, tempat dan acara.

Pasal 10

Laporan Keuangan

1.      Laporan keuangan bulanan dilingkup jemaat dipublikasikan setiap bulan kepada anggota melalui Kebaktian atau kegiatan lainnya.

2.     Laporan keuangan bulanan dilingkup klasis dikirimkan kepada jemaat-jemaat setiap 3 bulan atau melalui media yang mendukung.

3.     Laporan keuangan bulanan PP.PPGT disampaikan dalam forum Rapat Kerja PPGT atau media yang mendukung.

4.     Setiap Laporan keuangan harus diverifikasi oleh badan verifikasi majelis.

5.     Bentuk Laporan keuangan yang digunakan mengikuti ketentuan yang diatur oleh Badan Verifikasi Gereja Toraja.

Pasal 11

Iuran Anggota

1.      Rapat Anggota setiap tahun menetapkan jumlah iuran anggota PPGT di Jemaat yang bersangkutan.

2.     Iuran Anggota yang terkumpul harus diserahkan kepada pengurus yang lebih luas sesuai dengan persentasinya.

Contoh : Iuran Anggota PPGT Jemaat Tiatira Tambunan sebesar Rp. 1.000/orang/bulan. Maka sesuai ART PPGT, jumlah tersebut akan dibagi dalam persentase sebagai berikut:

·          Pengurus Jemaat Tiatira Tambunan             = 50 % x Rp. 1.000 = Rp. 500

·          Pengurus Klasis Kesu’ La’bo                          = 30 % x Rp. 1.000 = Rp. 300

·          Pengurus Pusat                                              = 20 % x Rp. 1.000 = Rp. 200

3.     Pengurus yang lebih luas mempunyai hak untuk menagih Iuran Anggota sesuai dengan persentasinya, sesuai dengan jumlah anggota PPGT di Jemaat. Jumlah tersebut tetap akan ditagih sekalipun tidak ada pengumpulan iuran dijemaat tersebut.

Pasal 12

Penutup

Peraturan Organisasi tentang Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini mengikat semua kepengurusan PPGT di semua lingkup.

PO TENTANG ATRIBUT ORGANISASI

Pasal 1

Ketentuan Umum

1.      Pengertian tentang Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerja yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.

2.     Fungsi Peraturan Organisasi PPGT adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayanan PPGT.

Pasal 2

Logo

Warna pada logo PPGT adalah sebagai berikut:

1.         Salib dan Alkitab berwarna putih

2.        Pinggiran Alkitab berwarna kuning perak

3.        Semua garis dan tulisan berwarna biru

4.        Rumah Toraja berwarna dasar hitam

5.        Latar lingkaran luar adalah kombinasi putih dan kuning perak

6.       Latar lingkaran dalam adalah kombinasi putih dan biru benhur

Pasal 3

Stempel

1.         Stempel pengurus pada semua lingkup adalah logo yang diberi keterangan pemilik stempel tersebut, misalnya Pengurus Pusat, Pengurus Klasis Rantepao, Pengurus Jemaat Dadi, dll.

2.        Jumlah lingkaran pada stempel tetap mengacu pada logo yaitu 2 lingkaran saja.

3.        Ukuran stempel adalah 2,5 cm untuk PP, 3 cm untuk PK dan 3,5 cm untuk PJ.

4.        Stempel panitia atau lembaga bentukan PP, PK dan PJ harus berbeda dengan stempel pengurus.

Pasal 4

Bendera

1.         Bendera untuk kegiatan rapat dan persidangan, harus menggunakan warna dasar biru benhur, sedangkan untuk kegiatan lainnya dapat menggunakan semua warna dasar logo, yaitu biru benhur, hitam, putih, hijau muda dan kuning perak.

2.        Gambar pada bendera adalah logo PPGT bukan stempel.

3.        Dibawah logo dapat ditulis identitas, misalnya Pengurus Pusat, Klasis Tallunglipu, Jemaat Rantepao, Klasis Rantepao.

4.        Contoh Bendera dapat dilihat dalam lampiran.

Pasal 5

Pakaian

1.         Jaket formal yaitu jaket yang digunakan oleh Pengurus pada kegiatan Kongres, Konperensi dan Rapat Anggota atau pada saat menghadiri kegiatan/undangan organisasi lain harus berwarna biru benhur, tanpa kombinasi warna lainnya.

2.        Jaket biasa dapat menggunakan warna dasar lainnya pada logo PPGT atau campuran warna-warna itu.

3.        Kemeja lengan panjang atau lengan pendek dapat menggunakan semua warna dasar pada logo PPGT atau campuran warna-warna itu.

4.        Baju lainnya yang dibuat untuk kepentingan PPGT secara umum sedapatnya menggunakan warna dasar dalam logo PPGT atau campuran warna warna itu.

5.        Baju lainnya yang dibuat untuk kepentingan PPGT secara khusus (misalnya seragam pemain olahraga untuk kamp, dll) dapat disesuaikan dengan kondisi jemaat/klasis setempat.

Pasal 6

Lencana

1.         Lencana diletakkan di dada sebelah kiri.

2.        Lencana yang digunakan pada acara organisasi harus dengan warna dasar kuning perak, sedangkan pada acara lainnya dapat menggunakan lencana dengan warna dasar pada logo PPGT.

3.        Bentuk dan ukuran dasar lencana adalah lingkaran bulat dengan diameter 2-3 cm, namun dapat dikembangkan dan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Modifikasi bentuk dan ukuran dasar serta warna yang digunakan diputuskan melalui Rapat Pengurus.

Pasal 7

Papan Nama

1.         Ukuran Papan Nama adalah 2 : 3 atau 16 : 9

2.        Huruf yang digunakan adalah Maiandra GD, Corbel atau Candara

Pasal 8

Mars dan Hymne

Keputusan tentang Mars dan Hymne PPGT akan dilakukan dalam Rapat Kerja II PPGT Bulan Oktober di Makassar.

Pasal 9

Penutup